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资深项目经理总结【京东研发部】高效的项目会议注意事项

2018-11-05    来源:常笑 京东信息化+
会议角色
      1、会议组织者
      2、议题提出者
      3、参会人员
 
总体要求
  1、目的要求:明确会议目的及主题并会前通知所有参会者。
  2、主题要求:一次会议最好只有一个主题,最多不要超过三个。
  3、议程要求:要有明确的议程及时间分配规则,需要设定时间,准时开始与结束。
  4、参会人要求:本着“相关性”和“少而精”的原则,精选参会人,避免“陪绑”的现象。
  5、指定主持人:会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。
  6、纪要要求:具备准确完整、可执行的会议记录,包含议题、议程、时间、地点、参会人、主持人、记录人、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件等。
  7、时间要求:选择合适的时间,如上午10:00点到12:00点、下午2:00点到4:00点比较适合开会。
  8、地点要求:选择合适的地点,如会议室大小、桌椅摆放、安静的场所等。
 
小贴士
      会议公式
      1)开会+不落实=零 
      2)布置工作+不检查=零
      3)抓住不落实的事+追究不落实的人=落实
 
会前准备
      1、会议组织者:
  1)明确会议的目的、主题并通知所有参会人员;如果会议的主题,不是由会议组织者确定,还需在会前征询相关人收集并整理的会议主题。
  2)确定会议的方式:面对面会议、电话会议、视频会议等。
  3)提前准备好会场、开会设施(比如电脑、投影仪、白板、白板笔、激光笔等)、会议讨论材料、会议签到表等。
  4)至少会前提前1天发邀请给参会人员,说明会议的目的、主题、会议议程、会议形式、开始时间、持续时长、地点、参会人等信息。
      2、议题提出者:
  准备好会议材料并提前邮件发送给所有参会人员。
      3、参会人员:
  提前查看材料并做好准备。
 
会议期间
      1、会议组织者:
  1)按照会议议程对每个议题控制时间,避免泛泛而谈或海阔天空。
  2)会议时间需控制在1.5到2H以内。
  3)可设置时间提醒,如现在还有60分钟、30分钟、10分钟等。
  4)决议需要形成记录并当场宣读出来确认。
       2、议题提出者:
  讲解每个议题,听取与会者的意见和建议。
       3、参会人员
  需要积极参与到会议议程中来,围绕会议主题展开讨论。
 
会后总结
 
会议组织者:
  1、落实完整、可执行的会议记录。
  一般包括:
  1)过程记录 ;
  2)各项决议列表 ;
  3)待决问题列表;
  4)下一步的行动计划,包含具体负责人员和完成期限。
  2、跟踪各项决议的落实情况。


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